Державні та приватні компанії часто виділяють кошти своїм працівникам для придбання товарів або оплати послуг. Робітника, який отримав ці гроші, називають підзвітною особою. Видану йому суму потрібно зафіксувати й урахувати в документації, цей процес регулюється законодавством.
Нормативна база визначає, що підзвітна особа – це працівник установи, який отримав кошти під звіт для видатків у майбутньому. Гроші на адміністративно-господарські цілі або оплату робочого відрядження також називають підзвітними. Для успішної діяльності підприємства цю процедуру потрібно постійно контролювати.
Коли та для чого видаються кошти
Згідно із законодавством, такі гроші може отримати тільки людина, офіційно працевлаштована на підприємстві. Облік підзвітних осіб необхідний, коли робітники отримують гроші на господарські потреби, наприклад, придбання будівельних матеріалів, перевезення багажу, оплату проїзду під час відрядження.
Ці суми надають також для купівлі послуг, товарів, відшкодування витрат на робочу поїздку. Гроші під звіт видають готівкою або переказують на банківську картку, наприклад, корпоративну. Щодо форми також є певні вимоги, вказані у нормативних документах. Так, готівку видають для;
- придбання сільськогосподарської продукції, заготівлю вторинної сировини;
- купівлю брухту чорних або кольорових металів;
- для інших господарських або виробничих потреб.
За вимогами Податкового Кодексу, авансову звітність потрібно подавати тільки у двох випадках – якщо є оподатковуваний дохід або працівник використав готівки більше, ніж сума добових витрат. Перше трапляється, наприклад, коли гроші витрачено, проте немає документів для підтвердження. Тоді отримані кошти отримують статус доходу фізичної особи, з якого потрібно сплатити податок.
Працівник отримує гроші від підприємства й тоді, коли їде за кордон або інше місто України у відрядження. Частину цих витрат потрібно підтверджувати документально, для інших звітність не потрібна. Після завершення поїздки робітник надає паперові або електронні квитки на потяг, автобус або літак, виписки про списання коштів із рахунку, документи на проживання.
Як автоматизувати облік на підприємстві
Записувати суми, як було видано під звіт, вручну або вносити у таблицю незручно й непрактично. В цьому випадку завжди є вірогідність припуститися помилки, втратити важливі дані, вказати їх неточно. Це призведе до зайвих витрат та помилок у розрахунку балансу. Набагато простіше й вигідніше вести облік за допомогою хмарного сервісу.
USAP.ONLINE – програмне забезпечення для автоматизації робочих процесів на підприємстві. Його не потрібно встановлювати, не доведеться наймати професійних програмістів для налаштування. Сервіс створений на основі хмарних технологій, це означає, що вся інформація зберігається на віддаленому сервері в електронному вигляді.
Використання сервісу надає велику кількість переваг:
- автоматизація обліку. Його не потрібно вести вручну – всі дані відстежуються онлайн та оновлюються в реальному часі. Це позбавить від зайвих витрат часу та паперової роботи;
- відсутність помилок. Коли за інформацію відповідає програма, вона завжди точна й актуальна;
- дані доступні цілодобово. Переглядати їх можна на будь-якому пристрої, підключеному до інтернету;
- зручний, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс;
- інтеграція з іншими робочими сервісами.
USAP.ONLINE – програма для автоматизації підприємства, яка допоможе спростити й прискорити більшість рутинних операцій. За її допомогою вийде уникнути помилок у звітності.